Útnyilvántartó program

A PC Connect álltal készített útnyilvántartó program.

A útnyilvántartó program letöltése

A útnyilvántartó program megvásárlása.

A útnyilvántartó program leírása.

A PC Connect útnyilvántartó program kezelése.

A PC Connect útnyilvántartó egy kifejezetten kis vállalatok számára kifejlesztett útnyilvántartás készítésére szolgáló program. Az útnyilvántartót az asztalon található "PC Connect útnyilvántartó" ikonnal indíthatjuk el:

Az útnyilvántartó használata:

Az úvonal nyilvántartó elindítása után megjelenik (ha van felhasználó megadva, akkor a bejelentkező képernyő és utánna) a főmenü. A főablakon két menüsor látható, az egyik felül, míg a másik bal oldalt. Funkciójuk tekintetében megegyeznek egymással. A bal oldali menü a felsőhöz hasonló elrendezésben jeleníti meg a fontosabb funkciókat.
Néhány hasznos információ a kezeléshez:

• A funkciók többsége egymással párhuzamosan használhatóak.
• A legtöbb funkció gyorsbillentyűkkel is elérhető.
• Az adatok megadása során a TAB mellett az ENTER billentyűvel is végig lehet lépkedni a kitöltendő mezőkön.
• A gyorsabb adattöltés érdekében lehetőség van az adatok Drag&Drop (Fogd és Húzd) típusú megadására.
  (pl.: útnyilvántartás, körutak)

Cégek karbantartása

A program első használta esetén még egyetlen cég sincs a rendszerben. Ezért automatikusan a cégek karbantartása elnevezésű ablak jelenik meg, ahol először a Cég-re jellemző adatokat kell beállítani. Későbbiekben ezt az Alapadatok menü Cég karbantartó menüpontjára kattintva érhetjük el.
Mivel a legfontosabb adatok céghez vannak kötve (pl.: gépjárművek, partnerek) ezért egyes funkciók nem elérhetőek addig, amíg legalább egy cég nincs rögzítve.

A cég felvétele után már van lehetőség gépjárművek, partnerek, stb. rögzítésére. Az adatok felvitelét mindenképpen érdemes az Alapadatokkal kezdeni.
pl.: felhasználók, autóvezetők, partnerek, autók, üzemanyag árak.

Már meglévő céget a módosít gombra kattintva tudjuk szerkeszteni. A program használatához a következő adatokra van szükség:

• Cég név:
  Az itt beírt adat jelenik meg a pénztár bizonylaton Cég neve alatt.
• Irsz:
  Az irányítószámot kell megadni, ami után a rendszer automatikusan tölti a várost.
• Város:
  A város neve (az irsz-t automatikusan tölti).
• Utca, házszám:
  A megadott városban található utca és házszám.

Lehetőség van egyéb adatok megadására is, de ezek kitöltése nem kötelező.

• Adószám: A cég adószáma.
• EU adószám: A cég EU-s adószáma.
• Telefon
• Fax.

Belépés

A program indítását követően, ha a rendszerben van felhasználó megadva, akkor be kell jelentkezni a programba. Az új telepítésű program estén még nincs egyetlen felhasználó sem a rendszerben, ezért azonnal a főképernyő jelenik meg.
A lenyíló menüben választható, hogy melyik cég részére szeretnénk útnyilvántartást készíteni. Abban az esetben ha csak egy céges programmal rendelkezünk akkor itt nem kell semmit kiválasztani.

Alapadatok

Alapadatok menü Autóvezetők karbantartása menüpont.

A gépjárműveket használó személyeket kell megadni:

• Autóvezető neve
• Autóvezető címe

Továbbá megadható a vezetői igazolványának a számát, születési idejét és egyéb adatait is.

Alapadatok menü Autók karbantartása menüpont.

Első lépésben az éppen aktív cég autói látszanak egy listában. Itt a legfontosabb adatok jelennek meg, mint a gépjármú típusa, rendszáma, üzemanyag típusa és a kezdő km állása. Innen tudunk kezdeni egy új gépjármű felvitelét, meglévő adatainak módosítását vagy éppen a gépjármű törlését.

Új autó felvételekor kell a gépjárműre vonatkozó összes olyan adatot magadni, amire az útnyilvántartó rendszernek szüksége lesz az útvonal nyilvántartás elkészítéséhez.
Az adatok három részre lettek szétbontva a jobb áttekinthetőség kedvéért.

• Gépjármű adatok: Az autó összes fontosabb adatát itt tudjuk megadni.
• Elszámolás módja: Az elszámoláshoz szükséges adatokat kell megadni.
• Autóvezetők: Itt tudjuk kiválasztani a gépjárművet használó sofőrt. Alapértelmezésben a rendszer mindig az itt megadott sofőrt fogja kiválasztani.

Fő adatok:

Cég választó

A rögzített cégek közt tudunk itt választani.
az éppen aktív cég neve az ablak alján látható státuszsor közepén olvasható. a céghez kapcsolódó adatok (partnerek, gépjárművek, stb.) közül mindig csak az éppen aktív céghez kapcsolódóak látszanak.

Partner karbantartó

Az éppen aktív céghez tartozó partnerek adatait tudjuk felvenni.
Ezek közül az alábbiakat kötelező negadni:

• Név: A partner neve.
• Cím: A partner címe.

APEH üzemanyagárak

Az APEH által megadott üzemanyagárakat itt kell felvenni.
Az üzemanyagok típusonkénti bontásban vannak. Mindig az éppen kiválasztott üzemanyag típus árai jelennek meg. Minden üzemanyagárhoz tartozik egy dátum, amitől az adott ár érvényes.

Figyelem! A közeljövőben nem lesz szükséges az adatokat kézzel tölteni, mert kibővül egy automatikus,internetről történő APEH üzemanyagár frissítési funkcióval.

Utak karbantartása

Az utak karbantartása során két partner közti utakat tudunk megadni.
Az itt felvett utakat az útnyilvántartás során kiválaszthatjuk. Természetesen nem szükséges az utakat előre rögzíteni. lehetőség van az utakat az útnyilvántartás készítése során felvenni.

Egy út felvétele során meg kell adni:

• Kezdő partner: Az út kiinduló pontja.
• Cél partner: Az út végpontja.
• Útvonal szorzó: Az útvonal alapértelmezett korrekciós tényezője.
  Az utakhoz korrekciós tényezőket is kapcsolhatunk. Ezen korrekciós tényezők módosítják az útra vonatkozó költségadatokat.
• Távolság: Az útvonal távolsága. Figyelem! A közeljövőben a rendszer automatikusan képes lesz felajánlani a kezdő- és cél partner távolságát a beépített távolságadatoknak köszönhetően.

Körutak karbantartása

Körútra akkor van szükség, ha olyan cég útnyilvántartását kell elkészíteni, ahol a gépjárművek bizonyos időközönként elmennek ugyanazokhoz a partnerekhez. A funkció segítségével elég itt megadni a partnereket, majd az útnyilvántartás készítésénél elegendő a körutat kiválasztani, a program automatikusan átveszi a körút alá tartozó utakat.
Az utak, körutakhoz való rendelése Drag&Drop módszerrel is történhet. Így egyszerűen és gyorsan tundunk a körutak alá tartozó utakat magadni. Természetesen egy út több körúthoz is tartozhat.

A funkció rendelkezik egy automatikus résszel is. Ekkor a rendszer a már meglévő utak alapján készít körutakat. A felhasználó az így elkészített körutakat megtekintheti és megadhatja, hogy a program használja-e vagy sem útnyilvántartás tervezésekor.

Útnyilvántartás készítése

Útnyilvántartás

Útnyilvántartás készítéséhez először ki kell választani a gépjárművet és azt a hónapot, amikorra az útnyilvántartás elkészüljön. A program alapból mindig az aktuális hónapot ajánlja fel. A gépjármű kiválasztása után megjelenik a kiválasztott hónap napjai.

Minden egyes napnál látható:

• Kezdő km: az épp aznapi kezdő km,
• Összes km: aznap futott összes km,
• Költségek: üzemanyag és egyéb költségek.
• Nap: az adott dátum a hét melyik napjára esik.

Útnyilvántartás készítésének több módját is kínálja a rendszer:
Utak egyenkénti töltése
A megjelenő útnyilvántartásból a megfelelő napot kiválasztva megjelenik az Útnyilvántartás készítése ablak. Itt lehetőség van az útnyilvántartás napjai közt, illetve adott nap útjai közt is lépkedni. A sok adat ellenére az adatok könyen átláthatóak.
Új utat felvenni az útnyilvántartásba hasonlóan tudunk, mint utat lértehozni. Ki kell választani a kezdő és cél partnert. Ha már fel van véve az út a rendszerbe, akkor a hiányzó adatokat a program kitölti. Ha még nem volt megadva, akkor a hiányzó adatok kitöltésével az út is bekerül a rendszerbe, íg azt a következő alkalommal nem kell megadni. Az útvonal felvételekor megadható, hogy a rendszer készítsen automatikusan visszautat is.

Gyors adattöltés
Ha az útnyilvántartáshoz egy új utat szeretne hozzávenni, akkor nem kell mást tennie, mint Drag & Drop módszerrel a kiválasztott utat át kell húznia az útnyilávntartásnál kiválasztott nap alá.

Körutak hozzáadása
Körút hozzáadása adott naphoz szintén Drag&Drop módszerrel történik. A körutak listából a megfelelőt kell áthúzni és az útnyilvántartásban a kívánt dátum fölé húzni és ott elengedni. A program ellenőrzés véget megjeleníti a kiválasztott dátumot. Ha ezt elfogadjuk, akkor a körút útjai hozzáadódnak az útnyilvántartáshoz.

Beállítások, Generálás
Az itt megadott adatokat használja a program miden olyan esetben, amikor az út nem kézzel van rögzítve (Gyors adattöltés, Körút hozzáadása, Generálás).

Itt megadható adat:

• Autóvezető: A megadott autóvezető lesz az utakhoz hozzárendelve. Alapértelmezettként mindig az autónál kiválasztott sofőr jelenik meg.
• Út típusa: Az adott út típusa, Céges út, Magán út, Munkába járás

Generálás során a program a rendszerben lévő partnerek és a rögzített utak lapján generál egy útnyilvántartást a megadott távolságra. A funkció célja a könyebb és pontosabb útvonal tervezhetősége.

Útnyilvántartás nyomtatása

A programba rögzített adatok kinyomtatására szolgál ez a funkció. Minden esetben ki kell választani a gépjárművet és az időtartamot.

A rendszerben háromféle bontásban jeleníthető meg az útnyilvántartás:

• Útnyilvántartás napi: Csak a napi összesítő adatokat tartalmazza.
• Részletes nyilvántartás: Csak az utak adatait tartalmazza.
• Részletes nyilvántartás – napi: Tartalmazza mind a napi összesítő adatokat, mind az egyes utak főbb adatait.

Kiküldeti rendelvény

Kiküldetési rendelvényt kell kiállítani, ha magán tulajdonban lévő gépjárművet céges ügy(ek) intézésére kell használni. Ekkor a rendelvény kiállításával tudjuk a felmerülő költségeket elszámolni.
Kiküldetési rendelvény kiállítása és kezelése rendkívül egyszerű. Mindössze a szokáos útnyilvántartást kell kezelni, majd a rendelvény fontoabb adatainak megadása után ki kell választani azokat az utakat, amiket a rendelvény alapján kell elszámolni.
Természetesen egyetlen útvonal csak egy rendelvénnyel számolható el, így a program meg sem jeleníti azokat az utakat, amik már egy másik rendelvényhez hozzá lett kapcsolva.